Après avoir accepté que chaque membre de l’équipe n’a pas toutes les compétences et que chacun·e dépend des autres pour réussir le projet de formation ; une fois que les ressources et une démarche collective à emprunter sont définis, les expert·es suggèrent de planifier les rencontres entre les professionnel·les le plus tôt possible dans le processus de développement de la formation.
La communication est une condition essentielle de la collaboration qu’il faut donc prendre en compte dès le départ. Une rencontre initiale visera ainsi à :
- faire connaissance
- partager la vision du projet
- comprendre ce que chacun·e peut apporter à la réalisation du projet
- établir les paramètres de sa réalisation
- encourager chaque spécialiste à comprendre le langage de l’autre et à adapter son jargon aux néophytes.
Par la suite, les rencontres viseront à faire les ajustements nécessaires pour la mise en œuvre du projet et pour adapter le produit final aux obstacles et occasions qui se présenteront tout au long du processus de réalisation de la formation.
Durant ces rencontres, il est important d’échanger sur tous les aspects du projet, du contenu pédagogique et des activités d’évaluation jusqu’aux couleurs du design et des images choisies pour animer la formation.
En effet, certaines insatisfactions peuvent émerger en cours de processus en raison de questions qui paraissent anodines comme la couleur ou la taille des caractères et devenir des irritants sur le plan pédagogique selon la clientèle.
Ainsi, le temps passé en réunion d’équipe devrait largement diminuer les périodes de révision, de réajustement et de gestion de conflits. Sans compter l’augmentation qualitative de l’expérience d’apprentissage vécue par les participant·es et la qualité du produit final.
De plus, la création d’une dynamique d’équipe a l’avantage de créer un sens d’engagement nécessaire à la responsabilisation et à la motivation des divers professionnel·les.
Enfin, un plan de travail et des échéances précises pour assurer un suivi régulier de l’avancement du projet dans le temps prévu devraient émerger rapidement de ces rencontres. En effet, le respect des échéances est une des conditions gagnantes de la collaboration entre les partenaires du projet.
De même, un protocole logistique présentant les outils et médiums qui seront utilisés pour collaborer, sur place ou à distance, permettra à toute l’équipe de se mettre d’accord sur les méthodes à employer et les contenus à communiquer. Sans cela, plusieurs frustrations peuvent émerger et mener à l’échec du projet.